Firmalar Açısından Doküman Yönetimi Kavramının Önemi
Firmaların ürün ve hizmetleri müşterilerine sunarken uyguladıkları süreç yönetimi kavramının yanı sıra aynı zamanda prestij kayıplarını ortadan kaldıracak kavramlardan bir tanesi de doküman yönetimi olarak karşımıza çıkmaktadır. Kara düzenden hareket eden gelenekçi firmalar, hala kağıt kullanımına devam etse de, bazı firmalar bu teknolojiye çoktan adapte olmuş durumdadır. Detaylı bilgi için https://www.g-gsoft.com.tr/tr/dokuman-yonetimi/ adresini ziyaret edebilirsiniz. Bilgiye erişimin en klasik yolu kağıttır. Ancak işletmeler açısından kağıt kullanımı maddi anlamda bir külfettir. Bilgiye erişmek için kullanılan bu pahalı yöntem aynı zamanda firmalar açısından maddi olduğu gibi manevi de bir prestij kaybıdır.
Neden mi?
Şemsiye üretimi ve satışı yapan bir firmasınız. Çin’den farklı bir firmanın yetkilileri ile ihracat anlaşması yapacaksınız. Yıllık üretim rakamlarını, maliyet unsurlarını yetkilere sunmanız gerekiyor. Yetkililer geldi, ama istediğiniz evrakları sekreterleriniz bir türlü bulamıyor. Hüsran değil mi? Globalleşen dünya, sektörler için de kıyasıya rekabet anlamına geliyor. Bu durumda yetkililerin sizle görüşerek anlaşmaya varması mümkün olmayacaktır. Bu yönetim sistemi ile sadece üretime ait bilgiler değil, aynı zamanda gelen ve giden evrakların takibi de yapılabilir. Firmanıza gelen faksları, dilekçeleri, kurumsal evraklarınızı vb. kağıt üzerinde olan tüm evrakları elektronik ortama aktarabilirsiniz. Bu hem karar verme sürecinizi hızlandıracak, hem evraklara daha hızlı ulaşmanıza yardımcı olacak. Ayrıca güvenlik ve belge kayıplarının da önüne geçmek için doküman yönetimi sisteminin kullanılması firmalar açısından oldukça elzemdir.
